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本书借鉴近年来国内外档案管理的经验与方法、档案学理论、档案管理技能的研究成果、档案工作标准和规范，注重新知识、新技术和新方法的传播。本书将理论与实际紧密联系，旨在培养和提高档案业务人员的综合职业能力。同时，编者在编写本书的过程中将普遍性和实用性相结合，发挥插图和表格的作用，努力做到图文并茂。

本书阐述了档案和档案工作的基本常识，尤其重点阐述了档案馆、室在档案管理工作中通常要完成的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计八项工作，同时介绍了干部人事、会计和教学三种专业档案的管理，以及部分音像档案、资料和实物档案的管理。

本书既可作为高职院校和中等职业学校文秘、档案专业学生的学习用书，也可作为各种档案干部培训班的教材，还可作为各级各类档案局、馆、室的在职人员的工作手册。

章  档案与档案管理概述    1

节  档案    1

一、档案的定义及内涵    1

二、档案的属性    3

三、档案的作用    3

四、档案分类    5

第二节  档案工作    7

一、档案工作和档案管理    7

二、档案工作的内容    7

三、档案工作的性质    8

四、档案工作的基本原则    9

五、档案机构    11

六、档案工作制度建设    16

思考与练习    17

第二章  档案收集工作    18

节  档案收集工作概述    18

一、档案收集工作的内容    18

二、档案收集工作的要求    19

三、档案收集工作的意义    21

第二节  档案室的收集工作    22

一、档案室的收集范围    22

二、归档制度    22

三、平时收集    26

第三节  档案馆的收集工作    27

一、档案馆档案的来源    27

二、档案馆的收集范围    28

三、建立规范的进馆序列    29

四、档案馆对现行单位档案的接收    29

五、档案馆在机构改革中对档案的收集    30

六、档案馆对历史档案的征集    31

七、加强档案馆资源建设，扩大接收范围，丰富馆藏    31

八、档案馆应协助档案室审核进馆档案    32

九、档案交接文据    32

思考与练习    33

第三章  档案整理工作    34

节  档案整理工作概述    34

一、档案整理工作的含义、内容与步骤    34

二、档案整理工作的原则    35

三、档案整理工作的意义    36

第二节  全宗    36

一、全宗的定义及特征    36

二、全宗的构成条件    36

三、全宗的设立与调整    37

四、全宗的补充形式    37

第三节  立卷    38

一、档案分类方案    38

二、公务类文件的立卷    39

三、科技档案的整理    47

第四节  归档文件整理    54

一、归档文件整理的定义    54

二、归档文件整理的原则    54

三、归档文件整理的一般要求    55

四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架    63

五、归档电子文件的整理    65

六、档案卷件融合    67

思考与练习    68

第四章  档案鉴定工作    69

节  档案鉴定工作概述    69

一、档案鉴定工作的内容    69

二、档案鉴定的工作制度和过程    70

三、档案鉴定工作的意义    71

第二节  鉴定档案价值    72

一、决定档案保存价值的因素    72

二、鉴定档案价值的原则    72

三、鉴定档案价值的标准    73

第三节  档案保管期限表    74

一、档案保管期限表的作用和类型    74

二、档案保管期限表的结构和保管期限的划分    75

三、档案保管期限表的编制工作    77

第四节  档案鉴定的分类、方法、应注意的问题及档案的销毁    78

一、档案鉴定的分类    78

二、档案鉴定的方法    79

三、档案鉴定应注意的问题    80

四、档案的销毁    81

思考与练习    82

第五章  档案保管工作    83

节  档案保管工作概述    83

一、档案保管工作的内容    83

二、损毁档案的因素    84

三、档案保管工作的具体任务    84

四、档案保管工作的要求    85

五、档案保管工作的意义    85

第二节  档案保管的物质条件    86

一、档案库房    86

二、档案装具    87

三、档案保管设备和档案消耗品    91

第三节  档案库房管理    91

一、档案库房管理制度    91

二、档案库房编号和柜架排列    94

三、档案的存放和全宗排列    94

四、档案存放指引相关内容与档案代理卡    95

五、档案在搬动中的保护    97

六、档案保管状况检查    97

第四节  全宗卷    98

一、全宗卷的作用    98

二、全宗卷的编制原则    98

三、全宗卷的内容构成    99

四、全宗卷的整理    100

五、全宗卷的管理    101

六、卷盒及目录格式    101

思考与练习    103

第六章  档案检索工作    104

节  档案检索    104

一、档案检索的定义、过程和计算机检索    104

二、档案检索语言与效率    105

三、档案检索工具及其职能    105

四、档案检索工具的分类与形式    105

五、档案检索工具的编制要求    106

第二节  档案著录    107

一、档案著录的定义和作用    107

二、《档案著录规则》    107

三、著录项目细则    108

四、电子文档管理系统中的著录    111

第三节  档案标引    112

一、档案标引的定义、种类及质量指标    112

二、档案分类标引规则    113

三、《中国档案分类法》    114

四、《档案主题标引规则》    114

五、《中国档案主题词表》    115

第四节  常用的档案检索工具    116

一、案卷文件目录    116

二、分类目录    117

三、主题目录    117

四、专题目录    117

五、文号索引    118

六、人名索引    118

七、全宗指南    118

八、档案馆指南    121

思考与练习    123

第七章  档案编研工作    124

节  档案编研工作概述    124

一、档案编研工作的内容、类型、层次    124

二、档案编研工作的特点    126

三、档案编研工作的要求    127

四、档案编研工作的意义    127

第二节  现行文件汇编和重要会议简介    128

一、现行文件汇编    128

二、重要会议简介    130

第三节  大事记和专题概要    132

一、大事记    132

二、专题概要    135

第四节  组织沿革和基础数字汇集    137

一、组织沿革    137

二、基础数字汇集    142

思考与练习    144

第八章  档案利用工作    146

节  档案利用工作概述    146

一、档案利用工作的含义和内容    146

二、档案利用工作的基本要求和意义    146

三、制定档案利用制度    147

第二节  档案提供利用的基本途径、主要方法及新形式    148

一、档案提供利用的基本途径    148

二、档案提供利用的主要方法    149

三、档案提供利用的新形式    153

第三节  档案用户需求分析    154

一、档案用户需求的构成    154

二、影响档案用户需求的主、客观因素    154

三、档案用户需求分析的内容    154

四、档案用户需求分析的原则    155

五、档案用户需求的规律    155

第四节  开放档案    156

一、开放档案的含义、作用和条件    156

二、开放档案的鉴别    157

三、开放档案的公布    158

思考与练习    158

第九章  档案统计工作    159

节  档案统计工作概述    159

一、档案统计工作的内容、基本任务及类型    159

二、档案统计工作的要求和意义    161

三、档案统计工作的步骤    162

第二节  档案基本登记    167

一、档案数量和状况的登记    167

二、档案管理各环节状况的登记    169

第三节  档案综合统计    172

一、档案综合统计的指标和类型    172

二、档案综合统计的形式    173

思考与练习    188

第十章  几种专业档案的管理    189

节  干部人事档案管理    189

一、干部人事档案与干部人事档案工作    189

二、干部人事档案的特点    190

三、干部人事档案管理部门和人员    191

四、干部人事档案的日常管理    191

五、干部人事档案的利用和审核    208

第二节  会计档案管理    209

一、会计档案的定义、内容、特点和作用    210

二、电子会计档案    211

三、会计档案的收集    211

四、会计档案的鉴定    215

五、会计档案的整理    218

六、会计档案的保管    226

七、会计档案的利用    227

第三节  教学档案管理    227

一、教学档案的定义、作用和管理措施    227

二、教学档案的收集    228

三、教学文件材料保管期限的划分    230

四、教学档案的整理    230

五、教学档案的保管与利用    232

思考与练习    232

第十一章  音像档案、资料与实物档案管理    233

节  音像档案管理    233

一、音像档案的概念、种类、特点和作用    233

二、录音录像档案管理    234

三、胶片档案管理    239

四、光盘档案管理    247

第二节  资料管理    250

一、档案馆、室资料的收集    251

二、档案馆、室资料分类    252

三、档案馆、室资料的编号    252

四、档案馆、室资料的登记    252

五、档案馆、室资料的整理上架    253

第三节  实物档案管理    253

一、实物材料的特点和作用    253

二、实物档案的归档    253

三、实物档案的整理    254

四、实物档案的保管和利用    254

五、印章档案管理    255

思考与练习    258

参考文献    259

附录  档案法规与标准规范简介    260

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前言

2014年5月5日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），从完善档案工作体制机制，建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，建立健全方便人民群众的档案利用体系，建立健全确保档案安全保密的档案安全体系，加大对档案工作的支持保障力度五个方面做出了规定。

2015年10月25日，国家档案局发布中华人民共和国档案行业标准DA/T 22—2015《归档文件整理规则》规定了纸质和电子版公务文件转化为文书档案的步骤及要求。

2015年12月11日，财政部、国家档案局联合公布《会计档案管理办法》，修订了会计档案的保管期限，对电子会计档案提出更高的管理要求。

2018年10月11日，国家档案局公布《机关档案管理规定》，对机关档案门类划分，档案形成收集、整理归档、保管保护、鉴定销毁、开发利用、统计移交等进行详细规定。

2018年11月，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，从体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等方面对干部人事档案工作全面从严加以规范。

2019年12月16日，国家档案局发布中华人民共和国档案行业标准DA/T 78—2019《录音录像档案管理规范》，规定了录音录像文件收集、整理、归档管理，保管、利用等的内容及要求。

2020年6月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），于2021年1月1日起正式施行。修订后的《档案法》从原来的6章27条扩展到8章53条，新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，为档案工作变革与转型、创新与发展提供了较为充分的法律保障。

基于上述法律法规、方针政策、标准规范，以及档案工作的新情况、新技术、新要求，编者在《档案管理（第二版）》的基础上加以修订。本书第三章第三、四节分别修改为“立卷”“归档文件整理”，第四章第四节修改为“档案鉴定的分类、方法、应注意的问题及档案的销毁”，第十章节修改为“干部人事档案管理”，第十一章增加“录音录像档案管理”“印章档案管理”等内容。本次修订内容包括按照《档案法》将“国家档案行政管理部门”改称为“国家档案主管部门”，并修订了“归档范围”“档案开放时间”；按照《机关档案管理规定》，机关档案室任务规范为八项，档案交接文据分为“归档”“移交”两种，简化了机构改革档案的收集和全宗的设置内容，提供了国家档案局推荐的《档案销毁清册》封面和内页样本，将“八防”增加到“九防”；根据《干部人事档案工作条例》叙述了新的干部人事档案分类、日常管理等内容；依据《全国档案事业统计调查制度》（国统制〔2019〕8号）替换了原来的综合统计表格。本书还增加了全宗卷管理相关图片，详细介绍了发文汇集，简化了会计档案立卷内容，简明了教学档案编号。

  本书由唐明瑶、刘益芝担任主编，张新、刘君、方永然担任主审，参编人员有杨良雪、李莉、杨俊芬。具体编写分工如下：唐明瑶负责编写修订大纲并统稿；章、第二章、第八章由四川省档案学校刘益芝编写；第三章由四川省档案学校杨良雪编写；第四章由四川省档案学校李莉编写；第十一章由威远县房地产管理局杨俊芬编写；其余章节由四川省档案学校唐明瑶编写。

  本书的修订得到许多档案局、馆、室同行，以及科学出版社的关怀和支持，编者在此特致谢忱。适值本书出版之际，谨向多年来对本书提出意见和修改建议的热心读者表示衷心的感谢。

  由于编者水平有限，书中不足之处在所难免，恳请读者通过添加微信tmy0036等方式批评指正。

                                                             编  者

                                                           2020年10月

书籍介绍

本书借鉴近年来国内外档案管理的经验与方法、档案学理论、档案管理技能的研究成果、档案工作标准和规范，注重新知识、新技术和新方法的传播。本书将理论与实际紧密联系，旨在培养和提高档案业务人员的综合职业能力。同时，编者在编写本书的过程中将普遍性和实用性相结合，发挥插图和表格的作用，努力做到图文并茂。   本书阐述了档案和档案工作的基本常识，尤其重点阐述了档案馆、室在档案管理工作中通常要完成的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计八项工作，同时介绍了干部人事、会计和教学三种专业档案的管理，以及部分音像档案、资料和实物档案的管理。   本书既可作为高职院校和中等职业学校文秘、档案专业学生的学习用书，也可作为各种档案干部培训班的教材，还可作为各级各类档案局、馆、室的在职人员的工作手册。