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本书是一本专门介绍企业如何做好行政管理和费用管控的书籍，书中详述了行政管理中的各项工作内容，为行政工作提供了操作指导。全书共包括9章，主要内容有3部分。*部分介绍了如何做一名合格的行政管理者；第二部分详细讲解行政管理的各项工作内容，如人事管理、日常办公管理、会议工作管理等；第三部分介绍如何对行政管理涉及的各项费用进行管控。本书在讲解过程中，采用了工作流程 实用模板 同类模板展示的方式，书中模板可拿来即用，具有很强的实务性和操作性。无论你是想要从事行政管理工作的毕业生，还是有一定经验的行政管理从业人员，都可通过对本书的学习，提高行政管理效率，让行政工作简单化、流程化、标准化。

第1 章做一名合格的行政管理者

行政管理体系是企业的中枢神经，其对于企业的生产、经营和发展等

都具有推动作用。行政管理的工作范畴涉及的面很广，小到办公用品的支

出，大到企业各种制度的建立，因此要做一名合格的行政管理者并不容易。

1.1 不再为行政部的工作所困扰 /2

1.1.1 把“琐事”做好也是一门艺术 /2

1.1.2 行政部岗位职责大揭秘 /3

1.1.3 行政人员应有的心态 /5

1.1.4 行政部如何制订工作计划 /6

1.2 练好行政管理的基本功 /8

1.2.1 行政管理从入门到提高 /8

1.2.2 做行政管理要具备什么能力 /9

1.2.3 有效的管理沟通不可少 /11

1.2.4 做一个出色的行政人员 /13

C O N T E N T S

II.

行政管理与费用管控实操手册

第2 章行政人事管理

行政和人事实际上属于不同的管理范畴。大型公司会分别设立行政部

和人力资源部两个部门，安排行政工作和人事工作独立运作。但大多数中小

型公司是将行政部和人事部合二为一，安排一个部门负责两大模块的工作。

2.1 员工招聘与面试管理 /18

2.1.1 人力资源规划，明确人员配置 /18

2.1.2 需要的人才从哪里来 /21

2.1.3 优化招聘流程，提高招聘效率 /22

2.1.4 管理人员要当一个好的面试官 /23

2.1.5 面试应获得哪些信息 /25

2.1.6 员工录用管理应规范 /27

2.2 员工培训管理 /28

2.2.1 事前准备越充分，工作越轻松 /29

2.2.2 人员分析确定培训类型和方法 /30

2.2.3 规范流程，确保培训高效实施 /32

2.2.4 培训与开发的效果评估 /33

2.3 员工日常管理 /35

2.3.1 对员工出勤进行考察管理 /35

2.3.2 如何实现员工出差管理 /37

2.3.3 员工管理中如何做到奖惩有度 /38

2.3.4 员工岗位异动管理 /39

第3 章行政日常办公管理

企业的办公资源包括办公环境、办公用品和办公设备等，对这些资源

.III

目录

进行规范化管理，可以让员工合理使用各种资源，培养节俭的良好习惯，

从而降低企业运营成本，提高办公效益。

3.1 办公环境管理 /48

3.1.1 办公室工作环境管理 /48

3.1.2 运用5S 现场管理法 /49

3.1.3 办公室前台，办公室的开始 /52

3.2 办公用品管理 /53

3.2.1 办公用品采购规范流程 /53

3.2.2 办公用品领用管理 /54

3.2.3 完善办公用品的使用管理 /56

3.2.4 办公用品的验收入库 /57

3.3 办公设备管理 /58

3.3.1 提高办公设备使用效率的流程设计 /58

3.3.2 办公设备采购管理 /60

3.3.3 办公设备维修管理 /62

3.3.4 办公设备报废管理 /64

3.3.5 如何提高办公设备管理效率 /66

第4 章会议、接待和电话管理

对企业来说，会议是解决问题的手段之一，而在商务活动日益频繁的

今天，规范的接待模式和电话回复可帮助企业树立良好的品牌形象。

4.1 会议工作管理 /72

4.1.1 会议前要做好哪些准备工作 /72

IV.

行政管理与费用管控实操手册

4.1.2 布置会议现场有讲究 /74

4.1.3 会议期间的中心任务 /77

4.1.4 如何写一份高质量的会议记录 /79

4.1.5 会议文件的收集归档 /81

4.2 办公室接待管理 /82

4.2.1 行政接待的礼仪要求 /82

4.2.2 访客的引导与接待 /84

4.2.3 如何接待重要的客人 /85

4.2.4 公司接待标准及流程设计 /87

4.3 电话管理 /88

4.3.1 行政接待人员电话接听礼仪 /88

4.3.2 行政接待人员电话拨打礼仪 /91

4.3.3 投诉电话的处理 /92

4.3.4 电话的申请与发放 /94

4.3.5 正确使用电话的规范 /97

第5 章档案、文件和印章管理

档案、文件是企业重要的信息资源，这些资料对企业来说都有重要价

值，是企业对工作进行考查的一种凭据。而印章因为是企业的公章，是企

业行为的证明，其重要性不言而喻。

5.1 档案管理 /102

5.1.1 档案管理包括哪些内容 /102

5.1.2 文书档案案卷封面填写格式 /104

.V

目录

5.1.3 案卷卷内文件目录的制作 /105

5.1.4 档案借阅的工作流程 /106

5.2 文件管理 /108

5.2.1 收文工作的标准要求 /108

5.2.2 发文工作的标准要求 /109

5.2.3 工作文件资料的日常整理 /110

5.2.4 如何有效管理电子文档 /111

5.2.5 文件复印与打印管理 /114

5.3 印章管理 /115

5.3.1 公司印章的分类和用途 /115

5.3.2 印章保管的要求 /116

5.3.3 印章的使用要求规定 /118

第6 章行政办公其他事务的管理

在日常办公中，很多与企业员工息息相关的事务都需要行政部来管理，

如员工名片的印制、办公室钥匙的保管、员工心理健康的管理等。

6.1 名片管理 /126

6.1.1 企业名片应统一规范化 /126

6.1.2 名片的申请、印制和领取 /128

6.1.3 商务活动中名片的正确使用 /130

6.2 钥匙管理 /132

6.2.1 公司钥匙使用情况汇总 /132

6.2.2 使公司钥匙管理规范化 /134

VI.

行政管理与费用管控实操手册

6.3 后勤服务管理 /137

6.3.1 办公室安全管理 /137

6.3.2 员工心理健康管理 /140

6.3.3 员工宿舍管理 /141

第7 章从全局出发控制行政管理费用

管理费用是企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的各

种费用。行政部要对管理费用进行控制，要从全局出发，做好预算管理，

还要对过程进行监督、控制。

7.1 预算管理是有效的控制 /146

7.1.1 管理费用预算的流程 /146

7.1.2 精打细算管理费用预算 /147

7.1.3 制定管理费用预算方案 /150

7.1.4 预算调整需不需要 /151

7.2 行政管理费用预算控制要点 /153

7.2.1 行政管理费用的类别 /153

7.2.2 不同费用的预算方法 /155

7.3 直接节省开支的使用控制 /156

7.3.1 把握使用控制的流程 /156

7.3.2 帮助员工养成节约降耗习惯 /158

7.3.3 提高行政管理费用支出的有效性 /159

7.3.4 行政管理费用支出的报销控制 /160

.VII

目录

第8 章人事管理费用成本控制

企业的生产经营离不开员工的付出与劳动，相应地企业要因使用劳动

者而支付直接和间接的费用，这些费用就是企业的人力成本。企业需要对

其进行严格的控制。

8.1 招聘成本的控制 /166

8.1.1 招聘成本核算和分析 /166

8.1.2 招聘稳定员工也是降低成本 /168

8.1.3 明确用人标准，避免盲目选择 /170

8.1.4 招聘直接成本控制方法 /171

8.2 员工开发成本控制 /173

8.2.1 岗位培训费用控制的关键 /174

8.2.2 如何低成本培养人才 /175

8.2.3 培训辅助费用的合理控制 /176

8.3 员工用工成本的控制 /177

8.3.1 简化机构，精简人员 /178

8.3.2 降低基本工资，提高绩效工资 /180

8.3.3 合理安排工作，管控加班费用 /182

8.4 员工离职成本的控制 /185

8.4.1 员工的离职成本到底有多高 /185

8.4.2 如何降低员工的离职成本 /186

8.4.3 完善员工离职管理制度 /188

VIII.

行政管理与费用管控实操手册

第9 章行政管理费用精细化控制

办公费、差旅费以及招待费等费用都是行政办公中常涉及的费用。本

章将从这几项费用出发，进行费用管理，减少不合理的费用开支。

9.1 办公费的控制 /194

9.1.1 办公费用控制的关键点 /194

9.1.2 有效降低采购费用的方法 /195

9.1.3 如何管控办公设备修理费 /196

9.2 员工差旅费用的控制 /198

9.2.1 有效控制差旅费支出 /198

9.2.2 差旅费报销的控制措施 /200

9.2.3 减少差旅费的方法 /201

9.3 电话通讯费用的控制 /204

9.3.1 对电话支出进行标准控制 /204

9.3.2 明确电话通讯费报销程序 /205

9.3.3 出差通讯补贴费用控制 /206

9.3.4 利用即时通讯软件降低费用 /207

9.4 会议成本的控制 /209

9.4.1 计算会议的成本 /209

9.4.2 常见的浪费会议成本的现象 /210

9.4.3 高效召开会议降低会议成本 /211

9.5 招待费用的控制 /212

9.5.1 招待费用标准控制 /212

9.5.2 招待费的使用过程控制 /213

杨光瑶，曾在某国有大型企业从事人力资源管理工作多年。专注于人力资源培训与开发领域，在人力资源管控、人才发展、绩效与薪酬等方面拥有丰富的管理实践经验，并在多家期刊报纸上发表相关文章。现担任成都某集团公司人力资源内训师。

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那些并没有统一定义的领域可能通过人员互换实现了流动。来源于人员互换的公司之间的网络，允许信息和思想公平自由地在某一领域内流动，给予这一领域某种聚合力或“社区意识”。原来在A公司工作的人现在流动到了C公司，通过把在原来公司形成的某种习惯、工作风格和思想带到新的工作环境中，有可能缩小两家公司之间的差异。

太短的时间不足以建立关系，因为必须在交往中，使别人对自己的能力和人格留下确定的印象；另一方面，在一个岗位上工作得太久，可能会因为减少了在其他地方建立个人关系的可能性而阻碍未来的流动。

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类似地，那些临时和内部变动的工作可能最适合借助计算机来招募——就像码头工人的工作招募一样；这样的工作更像约会而不是结婚。只要能够满足某些最低标准，在长时间将会变得无法容忍的不相容就可以被作为一种临时的麻烦而抵消掉。

当竞争者的数量随着利润的增加而日益扩大时，参与者对抑制竞争的兴趣也随之增加。通常一个竞争者群体采用另一个竞争者群体（实际的或潜在的）的某些外在的可以确认的特征——种族、语言、宗教、籍贯或社会出身、世系、住址等——作为试图排斥的借口。在个别情况下选择哪种特征是无关紧要的：无论如何它提出了本身最容易把握的因素。（Weber,1968/1921:342）

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